个人助理（PA）和高管助理（EA）的角色已从简单的行政支持演变为战略合作伙伴关系。现代AI作为一种力量倍增器，让你能够以前所未有的速度处理信息、安排复杂的后勤事务以及起草沟通内容。
这些提示词已经过严格测试和优化，适用于所有主流AI模型，包括ChatGPT、Gemini、Claude和DeepSeek。虽然特定模型可能在某些任务上表现更出色——例如DeepSeek擅长逻辑推理，Claude擅长语气微调——但这10个提示词为高水平的高管支持提供了一个通用基础。
1. 收件箱分类与优先级排序
最适合： Gemini（擅长处理大段文本和信息检索）。
这个提示词能将一堆混乱的未读邮件转化为结构化的行动计划，将噪音与关键业务区分开来。
扮演一位繁忙高管的幕僚长。我将粘贴一系列邮件主题和摘要如下。
请将它们分类到三个不同的类别中：
1. 紧急/今日需处理（高优先级、时间敏感）。
2. 审阅/委派（需要关注但可等待24小时或转交给团队成员）。
3. 供参考/低优先级（新闻通讯、非紧急更新）。
对于“紧急”类别，为每项起草一句推荐行动方案。
[在此处粘贴邮件内容]
回报： 通过将泛滥的收件箱转化为优先级清单，大幅减少决策疲劳，让你只向高管呈现关键事项。
2. “不可能”的日程拼图
最适合： DeepSeek（强大的逻辑谜题和约束满足推理能力）。
当多方利益相关者、时区和约束条件相互冲突时，使用此提示词寻找最佳时间空档。
我需要安排一场60分钟的会议，涉及三方，约束条件如下：
1. 高管A：可安排时间 [插入时间/时区]。
2. 客户B：可安排时间 [插入时间/时区]。
3. 供应商C：可安排时间 [插入时间/时区]。
4. 约束：任何人的当地时间，上午8点前或下午6点后不安排会议。
分析这些日程安排，并提出三个可能的会议时间空档。根据标准工作时间，按“干扰最小”到“干扰最大”进行排序。
回报： 即时解决复杂的日程安排逻辑，避免时区计算错误和来回往复的邮件链。
3. 起草“礼貌但坚定”的拒绝信
最适合： Claude（以卓越的细微差别、语气控制和同理心写作而闻名）。
保护高管的时间通常需要说“不”，同时又不破坏关系。
针对以下会议请求起草回复。我的高管因已有安排无法参加此活动/会议。
语气必须：
- 对邀请表示感谢。
- 拒绝态度坚定（不留协商余地）。
- 专业且温和，维护关系。
- 不要提供具体的未来日期，但建议如果未来时间有变，我们会主动联系。
[在此处粘贴请求内容]
回报： 生成既能保持专业关系，又能严格守护高管日程的外交辞令式拒绝。
4. 综合旅行行程单
最适合： ChatGPT（格式多样，通用知识广泛）。
将航班号和酒店名称转化为一份无缝衔接、可供高管直接使用的简报文档。
为一次前往 [城市] 的3天商务旅行创建一份详细的、按时间顺序排列的行程单。
包含以下细节：
- 航班：[航班号]，起飞 [时间]，抵达 [时间]。
- 酒店：[酒店名称]（入住时间 [时间]）。
- 会议1：[地点/时间]。
- 晚餐预订：[地点/时间]。
请将此格式化为一份清晰、易于浏览的简报文档。添加地点之间的预计交通时间（假设交通拥堵），并建议在每次活动前预留30分钟的缓冲时间。
回报： 将零散的预订确认信息转化为一份连贯的主文档，确保你的高管永远不会迟到或对下一步行动感到困惑。
5. 会议纪要 & 行动项提取
最适合： Gemini 或 Claude（大上下文窗口，可处理长文本记录）。
将文字记录或粗略笔记转化为一份精炼的正式记录。
我将提供一次董事会会议的粗略笔记/文字记录。
请处理此文本并输出：
1. 执行摘要：包含3个要点的讨论高层概述。
2. 关键决策：正式决定了什么？
3. 行动项：一个包含“任务”、“负责人”和“截止日期”（如提及）列的表格。
[在此处粘贴笔记/文字记录]
回报： 消除手动整理会议纪要的繁琐工作，并通过清晰分离行动项确保问责。
6. “简报我”文档
最适合： Gemini（擅长综合来自不同来源的信息）。
为你的高管准备与新联系人或公司的会面。
我的高管将会见 [姓名]，[公司名称] 的 [职位]。
生成一份“一页纸”简报文档，内容包括：
1. 公司主要产品/服务的摘要。
2. 涉及该公司的最新新闻或新闻稿（过去6个月）。
3. 基于公开信息的 [姓名] 专业背景亮点。
4. 我的高管可以提出的三个潜在开场话题或战略性问题。
回报： 让你的高管看起来准备极其充分且知识渊博，而无需你花费数小时在网上搜索。
7. 费用报告分类
最适合： DeepSeek（数据分类和逻辑处理准确度高）。
快速将费用列表整理成会计友好的格式。
我有一份信用卡交易列表如下。请将每笔交易归类到以下标准会计类别之一：“差旅”、“餐饮与娱乐”、“办公用品”、“软件/订阅”或“未分类”。
将输出格式化为CSV就绪列表：日期、商家、金额、类别。
[在此处粘贴交易记录]
回报： 加速繁琐的月度对账流程，让你可以将干净的数据交给财务团队。
8. 礼物研究与个人化关怀
最适合： ChatGPT（创意头脑风暴，广泛的消费者知识）。
根据模糊的兴趣爱好，为客户或合作伙伴找到完美的礼物。
我需要为一位高价值客户提供5个不同的礼物创意，预算在200-300美元之间。
客户画像：
- 兴趣A：[例如，高尔夫]
- 兴趣B：[例如，日本威士忌]
- 基调：专业但周到。
对于每个创意，解释其为何符合画像，并提供一个可用于查找的通用搜索查询。
回报： 节省数小时的浏览时间，并确保礼物感觉个性化且适合业务关系级别。
9. 语气检查与重写
最适合： Claude（风格调整方面表现最佳）。
有时你会在沮丧中写邮件。这个提示词确保邮件能以专业的方式发出。
我为错过截止日期的供应商起草了以下邮件。我很沮丧，但我需要保持专业。
请重写此草稿，去除情绪化的措辞。
新版本应态度严厉并要求提供修订后的时间表，但必须保持礼貌和建设性。
[在此处粘贴草稿]
回报： 充当安全过滤器，防止情绪化邮件损害供应商关系或你高管的声誉。
10. 项目逆向规划（倒推时间表）
最适合： DeepSeek 或 ChatGPT（逻辑与规划）。
从截止日期倒推，确保所有里程碑都能达成。
我们将在 [日期] 召开董事会会议。我需要创建一个“倒推时间表”以确保所有材料准备就绪。
生成一个包含以下事项截止日期的时间线：
1. 各部门负责人提交幻灯片草稿。
2. CEO首次审阅。
3. 编辑/修订期。
4. 最终批准。
5. 材料打印/分发。
假设我们需要在会议前48小时准备好最终材料。
回报： 可视化关键路径，确保不遗漏任何步骤，并防止最后一刻的“幻灯片恐慌”。
专业技巧：上下文堆叠
为了充分利用这些提示词，请使用上下文堆叠。在要求AI起草邮件或安排会议之前，提供一个关于你高管的简短“角色”背景。例如，在你的提示词前添加这样的序言：“我的高管偏好简洁，使用直接的语言，重视效率而非客套。” 这能确保AI的输出立即匹配你高管的特定声音和风格，减少手动编辑的需要。
精通工具
优秀助理和卓越助理之间的区别，往往在于预见需求的能力。通过将这些提示词整合到你的日常工作流程中，你将从被动的行政管理转向主动的管理。专注于完善你的提示词输入；你的指令越清晰，这些模型作为你的数字延伸就越有效。